KOBİ’lerde Başarılı Bir Tedarik Zinciri Yönetimi İçin Takip Edilmesi Gereken 4 Performans Kriteri

Yazar: Isil Arikan ,
Ağustos 31, 2018
KOBİ’lerde Başarılı Bir Tedarik Zinciri Yönetimi İçin Takip Edilmesi Gereken 4 Performans Kriteri


Tek kişilik bir girişiminiz veya küçük bir işletmeniz varsa tedarik zincirini yönetmek daha büyük organizasyonlara göre daha zor olacaktır. Yönetilmesi gereken insan ve kurum dışı faktörler daha az sayıda olmasına rağmen. Zira tedarik zincirini oluşturan lojistik, talep planlama, tedarik, tedarikçiler gibi yapı taşlarının her birine odaklanacak ve enerjisinin tümünü buna ayıracak çalışan veya ekiplerden mahrumsunuzdur. Öte yandan, tedarik zinciri performansına direkt etki eden faktörleri sürekli kontrol altında tutup geliştirerek başarı elde edebilirsiniz. Ancak bu faktörler de sayıca çok. Teslim süreleri, gecikmeler, alınan ürün fiyatları, sipariş tarihleri, nakliye masrafları gibi çeşit çeşit kriter mevcut ve elbette hepsinin kaydı tutulmalı. Peki bu faktörlerin hepsi sürekli gözlemlenmeli mi? Aynı anda tüm bu faktörlerde iyileştirmeye gidilmeli mi? İmkanınız ve zamanınız varsa tabii ki. Ancak daha akıllı davranıp zamanınızı ve olanaklarınızı daha verimli kullanarak tedarik zinciri performansını arttırmak istiyorsanız, ki istemelisiniz, bu faktörler arasından en önemli 4 tanesine konsantre olmalısınız. Nasıl mı?

 

1.    Doğru Zamanda Sevkiyat, Terminler

Aslında terminler dediğimizde hem tedarikçinizin size gönderdiği ürünlerin doğru zamanda sevkiyatı hem de sizin müşterilerinize gönderdiğiniz ürünlerin doğru zamanda sevkiyatından bahsediyoruz. (Ancak, diyelim ki restoran işi yapıyorsunuz, elbette sizin için sadece tedarikçinin terminleri önemli.)

Her iki durumda da, zamanında yüklenmeyen siparişler zaman ve para kaybı olarak size yansıyacak. Büyük şirketler termin gecikmelerini ve tedarikçilerinin zamanında yükleme performansını gelişmiş ERP yazılımları ile kayıt ve takip ediyor ancak sizin bu kadar pahalı yazılımlara ihtiyacınız var mı? Aslında yok. Basit bir excel dosyası ile tedarikçilerinizin ve kendinizin gecikme performansını kayıt altında tutarak günlük, haftalık, aylık ve yıllık periyodlarda güncel durumu inceleyebilir ve gerektiği yerde önlem alabilirsiniz. Kayıt altına almanız gerekenler ise sadece;

Tedarikçi Sevkiyat Performansı İçin;

Tedarikçinin adı, anlaşılan teslim tarihi, fiilen gerçekleşen teslim tarihi, gecikme varsa sebebi.

Sizin Sevkiyat Performansınız İçin;

Müşteri adı, teslim edilmesi gereken tarih, fiilen gerçekleşen teslim tarihi, gecikme varsa sebebi.

 

Yeri gelmişken, “doğru zamanda yükleme performansı” ne olmalı diye sorabilirsiniz. Aslında ideali %100 ancak çevresel veya ekonomik nedenlerden dolayı tüm sevkiyatların tam zamanında yapılmasını beklemek de realist bir yaklaşım sayılmaz. %95 üzeri bir performansla siz veya tedarikçileriniz zamanında yükleme yapıyorsa sonucu başarılı olarak değerlendirebilirsiniz. %85 – 95 arası performans ufak tefek düzenlemelerle iyileştirilebilir bir oran. Ancak doğru zamanda sevkiyat siz veya tedarikçilerinizde %85’den daha düşük bir performansla gerçekleşmişse radikal bir değişiklik düşünmelisiniz.

 

2.    Stok Takibi

Mükemmel bir stok takibi sisteminiz varsa müşterilerinize tüm siparişlerini zamanında yükleyebileceğinizi, veya otel, restoran gibi servis sektöründeyseniz hizmetlerinizde üründen kaynaklanan bir aksama olmayacağını öngörebilirsiniz. Her gün stok sayımı yapmanız da mümkün olmayacağına göre yine excel veya başka bir ortamda ürün ve hammaddelerinizin giriş çıkış kaydını tutmalısınız. Burada önemli olan, tuttuğunuz kayıtların herhangi bir zamanda kontrol etmek istediğinizde hatırlayamayacağınız kadar karmaşık olmaması ve doğru bilgi almanız açısından da güncel olması gerektiğidir.

 

3.    Stok Sayımı

Stok sayımı her gün değilse de periyodik olarak (aylık, yıllık veya haftalık) yapılması gereken bir kontrol operasyonu. Stok sayımı verilerini kullanarak tedarik zinciri performansınızı arttırmanın yolu ise bunun belirli bir düzende tekrarlanmasından geçiyor. İş hacminize göre haftalık veya aylık periyodlarda, ancak atlamadan, stok sayımı yaparak kaydını tuttuğunuz stok verileri ile karşılaştırmak ve sonucu değerlendirmek tedarik zinciri performansınızın güncel durumunu ve geliştirmeniz gereken bir yön olup olmadığını verecek.

Değerlendirirken de; eğer stok sayımı sonrası %98 ve üzerinde bir performansla stok takibi yapmışsanız kendinizi ve işletmenizi başarılı olarak görebilirsiniz. %95 gibi bir performans stok takibinde iyileştirme yapmanız gerektiğini gösterirken bu rakamın altı (ki bu durum; deponuzda görünen ürünlerin gerçek sayısının tuttuğunuz kayıtlardan %5 veya daha fazla oranda farklı olması anlamına gelmektedir) radikal bir değişiklik yapmanız gerektiğini ifade eder.

 

4.    Maliyet Takibi

Satıştan elde edilen geliri zaten takip ediyorsunuz. Ancak ürün maliyetlerini ne kadar doğru takip ettiğinizi düşündünüz mü?

Mutlaka alınan ürünün fiyatı ve varsa nakliye gibi giderleri hesaplamışsınızdır ancak kârlılığınızı doğru hesaplayabilmek için, en azından ayda bir defa, henüz satılmamış ürünlerin stok maliyeti, kira, elektrik, çalışan maaşları gibi sabit giderleriniz de dahil olmak üzere irili ufaklı tüm masrafların dökümünü yaparak %100 doğru bir maliyet çıkarmalı ve kârlılığı bundan sonra hesaplamalısınız. Aksi halde, ya aslında zarar ediyorken ya da bildiğinizden daha az kâr ediyorken kârlı olduğunuzu düşünerek gereksiz riskler alabilirsiniz.