Çalışan insanın ortak şikayetidir “gün yetmiyor”, “keşke günler 24 değil 30 saat olsa”, “nereye yetişeceğimi şaşırdım”. Liste uzar gider. Toplantılar üst üste gelir, cevap verilmesi gereken mailler birer birer artar, siz bir müşteriyle görüşürken içeride bir tedarikçi “kısacık” bir soru sormak için bekler. Durum böyle olunca gün içerisinde ne kadar işin altından kalkarsanız kalkın bazıları hep eksik, yarım kalır. Günü fazladan mesai yaparak kapatmak veya yetersizlik duygusunu cebe koyarak eve gitmek de bazen tek çözüm olur ve yeterince yüksek verimlilik gösteremediğinize inanırsınız.

Yukarıda yazdığım koca paragraf kişisel verimliliğin “ölçülebilir” olan kısmı. Bir de bunun “ölçülemeyen” kısmı var. Bazı günler patronunuzla yaptığınız görüşmenin başarılı geçtiğini, fikrinizi kabul ettirdiğinizi, istediğinizi aldığınızı düşünürsünüz. Bazı günler de konuşmanın ilk 5 dakikasında pes edersiniz. Bazen yaptığınız bir sunum alkışlanırken bazen de ikna edemediğiniz insanlardan soru üstüne soru gelir, insanı canından bezdirir. Aslında ikna etme, istediğini alma, herhangi bir işi yüksek bir performansla icra etme de kişisel verimlilik kapsamındadır.

Öyleyse ne yapmalı? Kişisel verimlilik yeni çağın iş dünyasının en önemli kriteri olduğuna ve bir gün 24 saatten uzun sürmeyeceğine göre işinize konsantre olabilmek, daha kaliteli sonuçlar üretmek ve sorumluluğunu aldığınız sayıda işin altından kalkabilmenin matematiksel formülü ne?

1.     Sizi Neyin Motive Ettiğini Fark Edin ve Kullanın

İş ilanlarında sıkça görürüz “self motivasyonu yüksek”. Meali “kendi kendinizi motive edin”. Beğenirsiniz beğenmezsiniz ama bu anlama geliyor.

İnsanları harekete geçiren faktörler de çok çeşitli. “Değer görmek”, “para”, “güç”, “alkış”, “samimi bir arkadaş ortamı”, “saatlerce bir konu üzerinde çalışmak”, “kısa aralıklarla konudan konuya atlamak” gibi genel veya özel binlerce farklı faktör kişisel verimlilik üzerinde etkili. Sizi hangisinin motive ettiğini bularak bunu kendi amacınız doğrultusunda kullanmanız da sizin menfaatinize. Bunu birkaç örnekle genişletelim mi?

Eğer sizin için “değer görmek” önemli bir kriterse çalışacağınız iş yerini bu doğrultuda seçmelisiniz. Her gün eleştirildiğiniz, yapılan işin takdir edilmediği yerlerde bulunmanız, üstelik orada bir katma değer üretmeye çalışmanız denizde boğulmamak için çırpınmaktan farksız bir eylem.

Ya da; siz çabuk sıkılan bir insansanız, günlük programınızı üst üste benzer işler gelmeyecek şekilde organize etmelisiniz.

2.     Günün En Verimli Saatlerini Değerlendirin

Kimisi sabah insanıdır, en verimli olduğu saatler sabahın erken saatleridir. Kimileri için de günün farklı dönemleri. Konsantrasyon ve dikkat gerektiren işlerinizi en verimli olduğunuz saatlere almanız, daha az dikkat gerektiren işleri de günün kalanına yaymanız kişisel verimlilik konusunda önemli bir gelişim alanı.

3.     Organize Olun

Gün içinde birbirinden farklı onlarca iş yapıyoruz. Bazen bir konudan ötekine atlarken dikkatimiz dağılıyor, arada pek çok işi unutup akşam çıkarken hatırlıyoruz. Bunların hepsi kişisel verimlilik üzerinde negatif etki yaratıyor. O yüzden günlük, haftalık ve aylık programınızı yaparak, hatta bunu bir liste halinde yazıya dökerek takipçisi olmak verimliliğinizi arttırır. Ertesi günün programını bir gün önce işten çıkmadan yapmak ise bu konuda en etkili yöntemlerden.

4.     Rakamlara hakim olun

İş dünyası rakamlar dünyası. Ne işe yaparsanız yapın bu böyle, çünkü çalıştığınız yer bir hayır kurumu değil. Çalışanlarına değer veren, sosyal sorumluluğu yüksek, daha da özele inersek belki sanatla, reklamcılıkla ilgili yaratıcı bir iş yerinde, hastanede veya özel okulda çalışıyor olabilirsiniz. Amacı ve niteliği ne olursa olsun o iş yerleri de “kâr” üretmek amacıyla kuruldu. Dolayısıyla rakamlar iş dünyasının temel direği. Kabul ediyorum herkesin de rakamlarla ilişkisi bir mühendis, bir işletmeci seviyesinde olmayabilir. Ama işinize ait temel rakamlarla ilgileniyor olmalısınız. Ki; doktorsanız bir günde kaç hasta görmeniz gerektiğini, sağlıklı bir seans için ne kadar zamana ihtiyaç duyduğunuzu ve reelde kaç hasta gördüğünüzü, tasarımcı iseniz koleksiyonunuzun, yarattıklarınızın her yıl satış grafiğini, şirketteki rakiplerinize göre bulunduğunuz yeri gibi işinize ait detaylara hakim olup, kendinize rasyonel hedefler koyup geliştirebililir veya şartları değiştirmek sizin elinizde değilse var olan durumunuzla barışabilirsiniz.

5.     “Hayır” demeyi öğrenin

Bazen işler kontrolden çıkabilir. İşten aniden ayrılan bir meslektaşın bıraktığı iş yükü, siparişlerin beklenenden daha hızlı artması, operasyonda aksaklıklar yaşanması gibi akla gelen, gelemeyen binlerce sebep dolayısıyla sizden normalde yaptığınız işten daha fazlası beklenebilir. Bundan her beklentiye “hayır” demelisiniz anlamı çıkmamalı ancak kapasitenizin üzerinde olan bir sorumluluğa girmeniz de sizin kişisel verimliliğinizi, dolayısıyla çalıştığınız yerin verimliliğini etkileyecek. O yüzden fayda/zarar hesabını gerçekçi bir şekilde yapmalı ve eğer aldığınız ve altından kalkamayacağınız sorumluluklar iş yerinize zarar verecekse net bir şekilde “hayır” demeyi öğrenmelisiniz.

6.     Bir Hobi Edinin

Zaten var olanlara sözüm yok. Ancak hafta sonlarını, tatilleri evde dinlenip uyuyarak geçirenlere bir hatırlatma yapabilirim. Bu aslında kötü bir şey değil, zaman zaman da yapılması gerekir ancak boş zamanlarınızı bu şekilde değerlendirmek aslında beyninize tek bir mesaj veriyor “tekrar işe gideceğiniz zamanı bekliyorsunuz”. Dolayısıyla her hafta iş yerine bir önceki haftanın stresini taşıyorsunuz.

Herhangi bir spor dalıyla veya sanatla uğraşmak işle ilgisi yok gibi görünse de, aslında enerjinizi yukarıya taşıyan dolayısıyla kişisel verimliliğinize olumlu katkısı olan bir eylem. Üstelik tahmininizden çok daha etkili.