Tüm yönleriyle ele alındığında satınalma çok boyutlu bir denklem. Hem metodoloji olarak hem de işlevsel olarak farklı uygulamaları olmakla birlikte konu performans olunca tüm yollar aynı kapıya çıkıyor. Satınalma yöneticileri ise şirketlerin kritik fonksiyonlarından biri olan satınalma operasyonlarındaki liderlikleri ve geleceğe dönük vizyonları ile departman başarısını, dolayısıyla tüm şirketin başarısını, kârlılığını ve performansını etkileyebilecek bir konumda bulunuyorlar. 

Hem fiyat, teslim tarihi gibi somut, hem de müzakere, ilişki yönetimi gibi soyut kavramları birlikte değerlendirerek satınalma etkinliğini ve verimliliğini arttırmaya çalışan satınalma yöneticilerinin performansları ise yine bu kavramlar üzeriden ölçülüyor. 

Satınalma dizisinin bu yazısında da bu kritik sorumluluğu üstlenen satınalma yöneticileri için en önemli 6 başarı kriterinden bahsedelim. 

1.    Satınalınan Ürünlerin Değeri

Satınalınan ürünlerin fiyatı demiyoruz, çünkü en ucuza alınan ürünler her zaman en değerli ürünler değildir. Hedef elbette daha ucuz satınalma ancak bunu yaparken alınan ürünün de sürecin de değeri arttırılmalı. Dolayısıyla daha değerli bir satınalma için ürün fiyatları, stok devir hızı, kâr marjları hep birlikte değerlendirilmeli. 

Şirketten şirkete, sektörden sektöre değişmekle birlikte satınalma yöneticilerinin performansını ölçerken bu anlamda kullanılabilecek veriler ise; 

-          Satınalma ROI, başka bir deyişle departmanın yatırımının geri dönüşü (ki basitçe; satınalmanın elde ettiği maliyet avantajı / departmanın toplam maliyeti ile hesaplanabilir).

-          Stok devir hızı

-          Kâr marjı

2.    Kalite

Satınalma yöneticileri alınan ürünlerin hedeflenen kalite standartlarında olmasını sağlama sorumluluğunu taşıdığı için kalite de performans kriterleri arasında yer alıyor. Bu kriter satınalma yöneticisinin şirketin satış ve üretim birimleriyle iletişiminin kalitesi gibi soyut kavramlardan rakamlarla ölçülebilen somut verilere kadar geniş bir alana yayılıyor. 

Bu alanda da satınalma yöneticilerinin performansını ölçmede kullanabilecek veriler ise; 

-          Kalite sertifikasına sahip tedarikçi oranı 

-          Tedarikçi Kalite Performansı (en basit haliyle; Kabul edilen ürün miktarı / Kontrol edilen ürün miktarı x100 formülüyle hesaplanabilir). 

-          Kalite sebeplerinden dolayı hurdaya ayrılan veya yeniden satınalınan ürünlerin tutarı

-          Kalite sebeplerinden dolayı reddedilen ürün oranı (basitçe; Reddedilen ürünlerin toplam değeri / Kabul edilen ürünlerin toplam değeri şeklinde hesaplanabilir).

3.    Kontrat Yönetimi 

Tedarikçilerin sipariş aşamasında belirlenen şartlara uygun hareket etmesi şirketlerin operasyonel verimliliğini sağlayan önemli etkenlerden. Bu her ne kadar tedarikçinin sorumluluğu olsa da proaktif bir satınalma yaklaşımı tedarikçi ile birlikte hareket ederek olası sorunları yaşanmadan öngörmeyi ve önlem almayı gerektiriyor. Burada da satınalma yöneticisinin yarattığı sipariş takibi sisteminin etkinliği devreye giriyor. 

Bu kriteri ölçmek için net bir formül olmamakla birlikte, yapılan işin tabiatına uygun formüller şirketler tarafından geliştirilebilir. Örneğin; teslim tarihlerindeki gecikmeler, herhangi bir sorundan dolayı tedariçilere kesilen reklamasyonlar bu kriter için ölçülebilecek verilerdendir. 

4.    Tedarikçilerle Stratejik İlişkiler Geliştirme

Kısa vadeli hedefler değişken olsa da her sektörde ve hemen her şirkette tedarikçilerle stratejik ilişkiler kurma ve geliştirme satınalma yöneticilerinin uzun vadeli hedefleri arasındadır. 7 Adımda Stratejik Satınalma yazısında da bahsettiğimiz gibi stratejik satınalma, departmanın maliyetlerini ve olası riskleri azaltarak şirketin kârlılığını arttırır.  

Somut datalar kullanılarak ölçülmesi zor olan bu kriter üst düzey yönetim tarafından subjektif olarak da değerlendirilebilir. 

5.    Verimlilik

Satınalma yöneticilerinin kısa ve orta vadeli hedefleri de maliyet düşürme yoluyla kârlılığa katkıda bulunmak. Dolayısıyla sadece alınan ürünlerin maliyeti değil, departmanın maliyeti de bu kapsama giriyor. Satınalma verimliliğini ölçmek için kullanılabilecek veriler ise; 

-          Çalışan maliyetleri (toplam çalışan maliyetleri veri olarak alınabilir ancak şirketin cirosunun artıp azalmasıyla bu veri güvenilirliğini yitirecektir. Bunun yerine basitçe; ciro / çalışan sayısı formülüyle her bir çalışan başına şirket geliri hesaplanabilir. Bu değerin artması satınalma yöneticisinin başarısı iken, azalması başarısızlığı olarak değerlendirilir). 

-          Satınalma döngüsü süresi (sipariş aşamasından depoya teslim aşamasına kadar geçen sürenin ölçümü)

-          Tedarikçi sayısı 

en belirginler olmakla birlikte, sektöre veya şirkete göre değişen başka veriler de bu kapsamda değerlendirilebilir. 

6.    Yöneticilik Yetkinlikleri 

Yine biraz objektif ve biraz da subjektif bir kriter ancak ölçülmesi mümkün. Satınalma departmanının performansı ekip üyelerinin motivasyonu, süreçlere ve projelere inancı ve tam katılımı, kişisel yetkinlikleri ve tecrübeleri ile artar. Dolayısıyla liderlik vasıfları da değerlendirilmesi gereken kriterler arasındadır. Bunun için değerlendirilebilecek somut verilerden bazıları ise;  

-          Üniversite ve/veya master derecesine sahip çalışan sayısının toplam satınalma ekibine oranı

-          Şirket içi veya dışı sertifika programlarına katılım oranı

-          Çalışan devir hızı (yıllık)

şeklinde alınabilir.