Satınalma yazı dizisinin önceki yazılarında da sıklıkla bahsetmiştik; süreçler sektörden sektöre veya şirketlerin beklentilerine göre değişkenlik gösteriyor. Hızlı tüketim malları (FMCG) sektöründe yer alan büyük ölçekli bir marka ile orta ölçekli bir butik otelin, dayanıklı tüketim malları satan bir marka ile dekorasyon mağazasının satınalma yöntemleri birbirinden tamamen farklı olabilir. Amaçları benzer olsa da işin tabiatı ve ihtiyaçları gereği uygulamalar çok çeşitli olacaktır. 

Bu değişkenlik de sonunda sadece süreçlerde veya satınalma organizasyonlarında değil, satınalma tekliflerinde de farklılıklara yol açmıştır. Günümüzde tüm dünyada uygulanan 3 farklı fiyat talebi mevcuttur:

-          İhale

-          Teklif talebi (Request for Quotation) olarak da bilinen RFP

-          Fiyat talebi (Request for Proposal) olarak da bilinen RFQ

Aslında Bilgi talebi anlamına gelen RFI da mevcut ancak fonksiyonunun fiyatlama dışında olması sebebiyle bu yazıda bahsetmeyeceğiz. Bu üç yöntem arasında ise ihale diğer ikisinden de çok daha farklı. Dolayısıyla yazının ilerleyen kısımlarında sadece RFQ ve RFP’den bahsedeceğiz ancak tanımlama kısmında ihale de yer alıyor. 

RFQ, RFP ve İhale Nedir?

İhale: En ince detayına kadar tüm spesifikasyonları belirlenmiş satınalma projeleri için birden fazla tedarikçinin açık veya gizli fiyat teklifi vermesidir. Genellikle yapı sektöründe, maliyeti yüksek projelerde uygulanan bir yöntemdir. 

RFQ (Fiyat Talebi): Aslında ihale yöntemi ile birebir aynı olmakla birlikte daha küçük ölçekli satınalmalarda uygulanan yöntemdir. RFQ ile çalışırken bir siparişe dair tüm detaylar, en ince ayrıntısına kadar belirlenmiş ve alıcı tarafından fiyat beklenen tedarikçilere bir form ile iletilmiştir. Burada detaylar derken, sadece teslim tarihi, adet gibi sürecin detayları değil, teknik özellikler gibi ürüne ait spesifikasyonlar da nettir. 

RFP (Teklif Talebi): Bir alıcının herhangi bir ürün veya servis ihtiyacı için satınalma teklifleri alırken detayları tam olarak netleştirmediği, fiyatla birlikte ürüne dair detaylarda da esnek olduğu talep şekli ve formudur. RFP formları satınalmaya konu ürünlerin bazı detaylarını içerse de hiçbir zaman tüm detayları netleştirmez ve bunlar tedarikçi ile fiyat görüşmeleri sırasında belirlenir. 

Neden RFQ?

Eğer alıcının satınalmaya konu olan ürün veya servisle ilgili esnekliği yoksa, tüm detaylar tam olarak talep edildiği gibi olması gerekiyorsa takip edilmesi gereken yöntem RFQ olmalıdır. Bu şekilde tedarikçilerle detaylar üzerinde tekrar tekrar görüşerek zaman kaybından kaçınılacak, aynı zamanda pazarlık da tek seferde (veya tek görüşmede) tamamlanacaktır. 

Örneğin bir otomobil fabrikasında makinelerden birisi bozulduğunda sorunlu yedek parça tespit edilir ve yenilenmesi için birkaç farklı tedarikçiden fiyat alınması gerekir. Alınacak yedek parça makineye tam uyum sağlamak zorunda olduğu için spesifikasyonları tartışmaya açık değildir. Dolayısıyla RFQ formu aracılığıyla bilgilendirilen tedarikçiler tam olarak olması gereken ürüne fiyat teklifi verirler. 

Neden RFP?

Eğer alıcı satınalmaya konu olan ürün veya servisler konusunda; 

-          Değişikliklere ve farklı görüşlere açıksa,

-          Daha uygun fiyatlar almak için ürün özelliklerinde fedakarlık yapmaya müsaitse, 

-          Veya kendisi de ürünü / servisi çok iyi tanımıyor ve tedarikçiyle fiyat üzerinde çalışırken tanıyacaksa

izlenmesi gereken yol RFP olmalıdır. Bu şekilde tedarikçiye RFP formu gönderilir, detaylar üzerinde belki birden fazla görüşülür, farklı alternatifler değerlendirilir ve sonucunda fiyat – kalite – ürün spesifikasyonları üçlüsünün verimli kombinasyonu yapılarak satınalma anlaşması tamamlanır. Daha uzun bir süreç olmakla birlikte alıcının tüm beklentileri karşılanmış olur. 

Bunun için de hazır giyim örneğini verebiliriz. Sektörde her markanın müşteri kitlesine benimsettiği bir fiyat seviyesi mevcuttur. Satınalmalarda hedef de bu fiyat aralığına uyan ürünleri almak olduğu için öncelikle ana model ortaya koyulur ve detaylar fiyat görüşmeleri sırasında tedarikçi ile birlikte netleştirilir. 

Yalnız değişikliğe açık olmak siparişe konu olan ürünlerin her özelliğinde değişiklik kabul edilecek demek değildir. Bu yöntemde değişikliklere açık spesifikasyonlar olduğu gibi alıcı tarafından kesinlikle değiştirilmeyecek özellikler de olabilir.