Alınan ürün veya hizmetlerin maliyeti kadar satınalma süreçleri yönetiminin maliyeti de şirketlerin kârlılığını ve başarısını etkilediği için satınalma yönetimi organizasyonlarda önemli rol oynuyor. Satınalma süreçlerinin otomasyonu ise şirketlere operasyon maliyetlerini azaltma, tedarikçilerle ilişkileri geliştirme ve sonucunda daha verimli, daha kârlı faaliyetler yürütme imkânı yaratıyor. 

Aslında bu aşamada devreye “vizyon” giriyor. Herhangi bir sürecin otomasyonu için o sürecin gelecekte nasıl olması gerektiğini görebilmek ve bunu sağlarken aşılması gereken tepelere, adımlara konsantre olarak olası katılımcıların da katkısını sağlamak başarı için hayati önem taşıyor. Öyleyse bu yazıda da satınalma süreçlerinde otomasyon konusunda bakalım. 

Satınalma Süreçlerinin Otomasyonu Neden Gerekli? 

Eğer belirli periyodlarla şu sözleri duyuyorsanız;

-          “Bu iş tamamlanmadan maliyetinin ne olacağını bilemeyiz”

-          “Tedarikçi yanlışlıkla başka bir ürün göndermiş”

-          “Siparişler gecikti çünkü üretimin şu aşamasında sorun çıkmış”

-          “Depo çalışanları ürünün teslim alındığını söylemişti ancak o başka bir siparişmiş, bu ürünleri yarın bekliyoruz”

satınalma süreçlerinde otomasyona ihtiyacınız var. 

Örneğin; eğer siparişini verdiğiniz ürünün teslim tarihinden geriye giderek üretimin her aşaması için bir deadline belirlenmiş olsa ve bu deadline’a göre hareket eden uyarıcılar olsa idi sorunu teslim tarihinden çok daha önce öğrenip bir çözüm üretebilir ve siparişlerinizi zamanında alabilirdiniz. Ya da maliyet merkezleri detaylarıyla belirlenmiş olsa, bir işin veya ürünün maliyetini öğrenmek için yapılması gerekmesini beklemek durumunda kalmazdınız. Dolayısıyla hem sürecin her aşamasının realistik maliyeti hem de süreç sırasındaki işlemler için gerekli uyarı ve hatırlatmaların çalışanların insiyatifine bırakılmaması sonucun da arzu edilene en yakın olmasını sağlayacaktır. 

Satınalma Otomasyonu Avantajları Nelerdir?

-          Hem sipariş takip hem de onay süreçleri otomatize edildiğinde daha az insan kaynağı ile daha çok iş yapılabilir. 

-          Otomasyon sayesinde tamamlanmış veya halen süreç içerisinde olan operasyonların geçmişini görüntüleyebilir, detaylı analizler alabilirsiniz. 

-          İnsan insiyatifine daha az bağlı olması sebebiyle insana bağlı risklerden kaçınarak toplam riski azaltabilirsiniz. 

-          Ürün / servis kabulü ve ödeme aşamalarında ilgili satınalma sürecinin tüm detaylarına tek ekran üzerinde hakim olabilirsiniz. 

Satınalma Süreçleri Otomasyonu Adımları Nelerdir?

Daha çok IT teknolojilerinden faydalanılması gerektiği için satınalma süreçlerinin otomasyonu diğer pek çok stratejik plana göre çok daha kolaydır. 

1.       İsterseniz bir yazılım firmasından satınalma yoluyla, isterseniz şirketinizin IT uzmanları tarafından yazılan, kullanımı kolay bir program seçmelisiniz. 

2.       Yazılıma satınalma süreçlerinin temel fonksiyonlarının tamamı tanımlanmalı. Tedarikçiler, kontratlar, fiyatlar, faturalar gibi en temel elementlerle birlikte satınalmaya konu olan ürün veya servislerin spesifikasyonları da yazılım içerisinde tanımlı olmalıdır. 

3.       Satınalma uzmanları ve yöneticileri için yazılım içerisinde yetki tanımlamaları yapılmalıdır. 

4.       Yazılıma ayrıca fiyat, teslim tarihi, fatura gibi detayların onaylanmasını içeren onay yetkileri tanımlanmalıdır. 

Satınalma Süreçleri Otomasyonu Sonunda Neler Elde Edeceksiniz? 

Yazının başında maliyetleri düşürmekten riski minimize etmeye kadar otomasyonun faydalarından bahsetmiştik. Satınalma otomasyonu sonunda elde edeceklerinizi biraz daha detaylı tanımlamak gerekirse; 

-          Satınalmanın kim tarafından, hangi tedarikçiden yapıldığı, ne alındığı, ne zaman teslim edildiği, bütçenin güncel hali, satınalma operasyonunun güncel hali gibi tüm detayları tek tuşla analiz edebilirsiniz. 

-          Satınalma uzmanı veya yöneticisi değiştiğinde, şirkete yeni katılanlara objektif bir satınalma tarihçesi sunabilirsiniz. 

-          Süreç içerisinde yaşanan sorunlara dair kişisel görüşlerden ziyade objektif verilere göre analiz yapabilir ve benzer sorunların tekrarlanmaması için strateji geliştirebilirsiniz. 

-          Otomasyon sistemini şirketin diğer birimlerinin sistemlerine entegre ederek finansal işlemler, depo aktiviteleri ve hatta satış ile birleştirebilir, departmanlar arası koordinasyonu arttırabilirsiniz.