Bir şirketin satınalma operasyonlarında finansal ve faaliyet performansını arttırmak ve riski minimize etmek amacıyla sözleşme hazırlanması, imzalanması ve yürürlüğe koyması aşamalarının tamamının yönetilmesini içeren aktivitelerine Satınalma’da Kontrat Yönetimi diyebiliriz. Aslında farkında olsanız da olmasanız da her satınalma uzmanı veya yöneticisi aynı zamanda birer kontrat yöneticisidir de. Çoğunlukla alışkanlık usülü uygulansa da bilinçli bir kontrat yönetimi şirketlerin satınalma performansını, buna bağlı olarak da operasyonel değerini arttırır.
Kontrat Yönetiminin Esasları
İki firma bir ürün veya hizmet satışı için anlaştığında kontratlar her iki tarafın da beklentilerini ve yükümlülüklerini belirler. Şirketlerin gelir ve harcamaları üzerinde önemli etkisi olan kontratlar özenle hazırlanmadığında ise bazen taraflardan biri, bazen de her iki taraf için ciddi mali kayıplara sebep olur. Etkili ve doğu şekilde yönetilen kontratlar ise uzun vadede taraflar arasındaki ilişkileri güçlendirerek her iki taraf için de daha kârlı bir çalışmaya zemin hazırlar.
Başarılı Bir Kontrat Yönetiminin Faydaları
Satınalma uzmanı ve yöneticilerinin tecrübeleri, kişisel birikimleri yanında işin tabiatına ait bilgilerin alındığı şirket içi yazılımlar, analizler ve takip sistemleriyle de desteklendiğinde başarı şansı artan kontrat yönetimi;
-
Realist kârlılık hedeflerinin gerçekleşmesini,
-
Tedarikçinin şirket olarak beklentilerinizi anlayarak daha uyumlu çalışmasını,
-
Süreç içerisinde yaşanabilecek problemler öngörülerek sonucunda tarafların yükümlülüklerinin ne olacağı belirlenmiş olduğu için olası zaman ve para kayıplarının önlenmesini,
-
Her iki tarafın satınalma süreçlerinden memnun olmasını
sağlar. Peki başarılı bir kontrat yönetimi için gerekenler neledir?
Kontrat Yönetiminin Başarısı İçin
Aslında kontrat yönetiminin başarısı en temelde sözleşme koşullarının taraflarca uygulanıp uygulanılmamasına bağlıdır. Ancak bu çok genel bir bakış açısı. Sözleşme imzalanma öncesinde satınalma uzmanları şirketin kontrattan beklentileri yanında tedarikçinin de tüm şartları yerine getirip getireyemeyeceğinden emin olmalıdır. Olumsuz sürprizlerle karşılaşmamak adına kontrat detaylı bir analiz sonucuna göre titizlikle planlanarak hazırlanmalı ve takibi de aynı şekilde yönetilmelidir.
Bununla birlikte satınalma süreçlerinde problem yaşamak da olağan ve sıkça görülen durumlardandır. Dolayısıyla uygulama sırasında her iki taraf için de belirli bir düzeyde esneklik ve değişen şartlara uyum sağlanması gerekebileceği de göz ardı edilmemelidir.
Otomotiv, inşaat, perakende, bilişim gibi aslında hemen her sektörde kontrat yönetimi son derece profesyonelce uygulanmakla birlikte bunun en başarılı örnekleri aynı zaman diliminde binlerce SKU üzerinden işlem yapılan perakende sektöründe görülmektedir. Burada tedariği yönetmenin zorluluğu ürün ve tedarikçi çeşitliliğinin ve çokluğunun yanında piyasanın esnek olmasından da kaynaklanır ve hayatta kalmanın yolu da başarılı bir kontrat yönetiminden geçer.
Kontrat Yönetiminin Aşamaları
Satınalma süreçlerinde ve şirketin operasyonlarının başarısında önemli rolü bulunan kontratlar ve kontrat yönetimi de birkaç aşamadan oluşuyor.
1. Beklentiler: Kontrat yönetimi her iki tarafın karşılıklı beklentileriyle başlar. Dolayısıyla bu konuda net olmak, somut beklentiler belirlemek başarılı bir kontrat yönetiminin en önemli adımıdır.
2. Standardizasyon: Elbette herhangi bir şirketin farklı ürün veya hizmetler için, ya da farklı dönemlerde farklı firmalaradan aldığı servisler için yapılan kontratlar arasında farklar olacaktır. Ancak her bir fark için tek tek kontrat hazırlamak satınalmanın verimliliğini düşürecek derecede bir zaman kaybıdır. Şirket için vazgeçilmez olan koşulların yer aldığı standart bir kontrat hazırlayarak her seferinde detaylar üzerinde çalışmak da başarılı bir kontrat yönetiminin gerekliliklerindendir.
3. Müzakere: Kontrat hazırlandıktan sonra bile, uygulamaya geçilmeden önce, satınalma uzmanları tedarikçi ile kontrat şartları üzerinde müzakere etmeye hazırlıklı olmalıdır. Müzakere her zaman gerçekleşmeyebilir ancak hazırlıklı olmak her zaman gereklidir.
4. Kontrat Onayı: Her iki tarafta da birer yetkili tarafından imzalanan kontratlar zaman açısından daha hızlı olsa da, birden fazla onay gerektiren kontratların daha güvenli olduğu aşikar. İdeali birden fazla yetkilinin kontrolünden ve onayından geçen ancak onay süreçleri çok uzun olmayan kontratlardır.
5. Uygulama: Daha çok proje yönetimi becerileri gerektiren kontratların uygulama aşaması başarıyı etkileyen en önemli faktörlerdendir. Her iki taraf için de şirket içerisindeki, kontrata etki eden faaliyetler ve bunların yönetimi, olumsuz sonuçlara esnek ve kazan – kazan çözümleri üretebilme başarılı bir kontrat yönetimi için hayati derecede önemlidir.
6. Gözlem, Raporlama ve Yenileme: Kontrata konu olan servis veya ürünlerin teslimi ilgili kontrat için son olsa da kontrat yönetimi süreçleri içerisinde sadece bir adımdır. Geçmiş aktivitelerin objektif değerlendirmesi, raporlanması, varsa problemlerin çözülerek gerek aynı ürün, aynı tedarikçi, gerek farklı ürün veya tedarikçilerle yenilenen sözleşmelerin başarısını sağlar.
Satınalma dizisindeki diğer yazılarımız için;
Satınalma İçerisinde Operasyon Zamanı Yönetimi
4 Adımda Satınalma'da Kalite Yönetimi
Satınalma'da Tedarikçi Portföyü Optimizasyonu
Yeteri Kadar Objektif Misiniz?: Tedarikçi Değerlendirme Sistemleri
7 Adımda Tedarikçi İlişkileri Yönetimi
Daha Düşük Fiyata Almak Yeterli Mi? Daha Fazlası: Satınalma Performansını Arttırmak
7 Adımda Stratejik Satınalma
6 Soruda E-Satınalma
Satınalmacılar İçin 3 Adımda Başarılı Pazarlık ve Müzakere Yönetimi
4 Soruda Satınalma'da Kategori Yönetimi
3 Adımda Satınalma'da Risk Yönetimi
5 Adımda Satınalma Kültürü Oluşturma
Satınalma'da Gözardı Edilen Bir Detay: RFQ (Fiyat Talebi) ve RFP (Teklif Talebi) Farkları
Satınalma Yöneticileri İçin 6 Önemli KPI (Performans Kriteri)
Yapay Zeka ve Machine Learning'in Satınalma'da Kullanımı