Belirsizlik sonucunda kayba maruz kalma ihtimali olarak tanımlanan risk, iş dünyasında uzun yıllardır, tekrar tekrar ve enine boyuna araştırıldı, incelendi ve konuşuldu. Satınalma süreçlerinde de karşılaşılabilen riskler hem çok çeşitli hem de farklı boyutlarda. Dolayısıyla en belirgin risk faktörlerini bilmek, nerelerde karşılaşılabileceğini analiz ederek hazırlıklı olmak satınalmanın önemli fonksiyonlarından da biri. Üstelik yaratacağı mali kayıp sadece satınalma tutarından ibaret değil, aynı zamanda alınmış olması gereken ürünlerin kullanımı veya satışından doğacak kayba eşit. Satınalma üzerine hazırladığımız serinin bir yazısını da Satınalma’da Risk Yönetimi’ne bu sebeple ayırdık. 

1.    Satınalma’da Risk 

Satınalma operasyonunun herhangi bir adımında, herhangi bir sebeple yaşanabilecek kayıpların tümü olan Satınalma Riski dolandırıcılık, doğal afetler, kazalar, tedarikçilerin finansal krizleri gibi ihtimalleri içeriyor. Temelde iki başlık altında inceleyebileceğimiz Satınalma Riskleri ise: 

Tedarikçiden Kaynaklanan Riskler: Tedarik firmasının elinde olan veya olmayan sebeplerden dolayı yaşaması ve size de yaşatması muhtemel olan risklerin tamamını kapsar. İflas, ekonomik kriz, doğal afet, kaza gibi sebeplerle siparişleri teslim edememe ya da çok gecikme en sık rastalanan sonuçlardandır. Bu riskleri elimine etmek için “tüm yumurtaları aynı sepete koymama” yaklaşımı ile aynı sipariş ikiye veya hacmine göre üçe bölünerek birden fazla tedarikçiye geçilebilir. 

Yasal Riskler: Yasalardan yeterince haberdar olmama veya göz göre göre bazı yasaları çiğneme sebebiyle karşı karşıya kalınması muhtemel olan kayıplardır. Bu riskler de sektöre göre değişmekle birlikte sağlık ve güvenlik, çevresel sebepler, ihtalat veya diğer kanunlarda değişikliklerden kaynaklanabilir. Bu tarz riskleri minimize etmenin yolu ise detaylı araştırma ve analizlerdir.  

2.    Satınalma’da Risk Yönetimi ve Önemi 

İş hayatının diğer fonksiyonlarında olduğu gibi Satınalma’da da Risk Yönetimi riske hazırlıklı olma ve riskten kaçınma faaliyetlerini kapsar. Tedarikçi seçiminden satın alınan ürünlerin depoya girdiği ana kadar her aşamada karşılaşılabilecek tehlikelerden mümkünse kaçınmak, yine de karşı karşıya gelinirse stratejik çözümler üretmek hayati derecede önemlidir. Yazının başında da belirtiğimiz gibi satınalmada yaşanan bir kayıp sadece satınalma tutarı değil, bu faaliyet sonucunda elde edilmesi beklenen değer, gelir ve kâr’ın da kaybıdır. Bir örnekle açıklamak gerekirse; otomobil üreten bir firmanın yedek parçalarından birinin tek bir tedarikçiden satın alınması durumunda o tedarikçinin ilgili yedek parçayı teslim edememesi sadece toplam yedek parça tutarı kaybına değil, üretilmesi gereken araçların zamanında üretilememesi sebebiyle satış ve satış tutarı kaybına sebep olacaktır.  

Dolayısıyla riskten kaçınmak için tedarikçi seçimiyle başlamak üzere satınalmanın her aşaması analiz edilmesi, olası riskler belirlenmeli ve bu riskler minimize edilmelidir. 

3.    Satınalma’da Risk Yönetimi Stratejileri 

Aslında stratejik açıdan bakıldığında Satınalma’da Risk Yönetimi’nin iş hayatının herhangi bir alanındaki risk yönetiminden çok büyük bir farkı yoktur. 4 temel risk yönetimi stratejisi satınalmada da geçerlidir. Bunlar ise; 

Kaçınma: Riskli görülen tedarikçilerle hiç çalışmama, riski yüksek satınalma operasyonlarını iptal etme gibi bir maliyet doğuran ancak bu maliyetin karşı karşıya kalınan riske oranla çok daha düşük olduğu stratejidir. Bu strateji uygulandığında riski yaratan nedenler analiz edilip risksiz veya daha düşük riskli seçeneklere yönelebilinir. 

Minimize Etme: Yazının başlarında belirttiğimiz, aynı ürünün sipariş hacmini ikiye, üçe bölerek birden fazla tedarikçi ile çalışmayı riski minimize etmeye örnek olarak verebiliriz. Maliyeti çok daha düşük olan bu yöntem riski tamamen ortadan kaldırmasa da, dağıtarak bir kayıp yaşanması durumunda bu kaybın düşük olmasını sağlar. 

Transfer: Riski üçüncü bir şirkete transfer etme stratejisi olup sigortacılık bunun için kurulmuş bir sektördür. Bunun dışında riski transfer etmenin bir yolu da satınalma sözleşmesine eklenecek maddeler sayesinde riski tedarikçi ile paylaşmaktır. 

Kabullenme: Risk Yönetiminde kabullenme de bir stratejidir. Yaşanan problemi olduğu gibi kabul edip maddi kaybın tamamını karşılamayı içeren bu strateji ilk bakışta tamamen zararlı gibi görünse de şirketin imajı ve pazardaki yerini uzun vadede güvenceye alır. Daha net olması için bir örnek verelim; yakın dönemde Türkiye’de bir hazır giyim firması belirli bir ürününde zehirli kimyasallar içeren boyarmadde kullanıldığı için ceza aldı. Firma kamuoyuna tüm iletişim kanalları ile seslenerek özür diledi ve ilgili ürünü satın almış olan tüketicilerden parasını geri ödeyerek iade alacağını belirtti. Bu firma için o dönemde büyük bir maddi kayıptı ancak marka imajını koruyarak uzun vadede sadık müşteriler edindi.