Yine son yıllarda sıklıkla duymaya başladığımız bir ifade “Kategori Yönetimi” veya “Satınalma’da Kategori Yönetimi”. Kavram 1980’li yıllarda iş hayatına girdi. Bugün tam olarak kimden veya hangi firmadan çıktığı bilinmemekle birlikte ilk uygulamaları otomotiv sektöründe görüldü ve o günden bugüne gelişerek iş dünyasında kendine daha fazla yer edinmeye başladı. Bugün artık pek çok global şirket, perakendeciler başta olmak üzere kategori yönetimini stratejik satınalmanın hayati bir parçası olarak gören yaklaşımı benimsemiş durumda. Peki nedir bu kategori yönetimi? Nasıl uygulanır? Geleneksel satınalmadan ne farkı var? Hepsinin cevabını aşağıda tek tek verelim isterseniz. 

1.     Satınalma’da Kategori Yönetimi Nedir? 

Aslında “Kategori Satınalma” olarak da ifade edilebilen kavram satınalmayı bir bütün olarak gören ve reaktif bir yaklaşımla sadece daha düşük fiyat veya daha hızlı teslim gibi spesifik hedeflere odaklanmaktan ziyade, organizasyonun satınalma fonksiyonunun alt kategorilere bölünmesi, her bir kategorinin uzmanları tarafından proaktif bir yaklaşımla yönetilmesidir. 

Satınalma’da kategori yönetimi uygulaması aslında stratejik satınalma yönetiminin bir parçası olmakla birlikte farklılıklar da gösterir. 

2.     Satınalma’da Kategori Yönetimi Aşamaları Nelerdir? 

Sektörel anlamda veya şirketlerin hedefleri doğrultusunda Satınalma’da Kategori Yönetiminin uygulamaları değişkenlik gösterebilir. Öte yandan ana fikir ve aşamalar nettir. Bu doğrultuda; 

2.1. Analiz (ürün, pazar ve tedarikçi analizi)

2.2. Kategori Stratejisi Oluşturma

2.3. Kategori Stratejisinin Şirket İçi İletişimi

2.4. Kategori Stratejisini Uygulama

2.5. Süreklilik

Sektörel anlamda farklılıklar olmakla birlikte, aynı şirketteki farklı kategorilerin de farklı stratejileri olabilir. Kaldı ki amaç da budur. 

3.     Satınalma’da Kategori Yönetimi vs Geleneksel Satınalma Metodları?

Geleneksel satınalma metodları fiyat odaklıdır. Bunun yanında kalite, servis hızı, teslim süresi gibi faktörler de önemlidir ancak tüm operasyon fiyat odaklı ilerler. Geleneksel satınalma metodlarında şirketin ihtiyacı farklı departmanlar tarafından belirlenir ve satınalmaya sipariş geçilir. Ve satınalma bu aşamada devreye girerek sadece ihtiyacı karşılamaya odaklanır. Bu şekilde yönetilen satınalma operasyonu sonucunda elde edilen fayda ise %1-3 civarında kârlılıktır. 

Kategori Yönetimi Satınalma modelinde ise fiyat büyük bir bütünün küçük bir parçasıdır. Bu modelde daha ucuz değil daha verimli satınalma hedefi vardır ve bu şekilde yönetilen satınalma operasyonları sonucunda %15-20 civarı daha kârlı, daha verimli bir sonuç elde edilir. Kategori yönetiminde satınalma uzmanları diğer departmanlarla birlikte çalışarak ihtiyaç belirlenmesi, ürünlerin seçimi, satışı, kârlılığı konularına da proaktif bir şekilde dahil olur ve yönlendirir. 

4.     Satınalma’da Kategori Yönetimi vs Stratejik Satınalma? 

Yazının başında da belirtimiştik aslında kategori yönetimi stratejik satınalma yaklaşımın bir parçası. Öte yandan çok daha geniş bir kavram. 

Stratejik Satınalma, periyodik olarak tekrar eden operasyonlar ve projelerle toplam talebe göre tedarik portföyünü sürekli daha düşük fiyat hedefinde işlev görür. 

Öte yandan Kategori Yönetimi, bir satınalma projesi veya tedarik zincirini yönetmekle kalmaz, satış, pazarlama ve ihtiyacı da göz önüne alarak bir kategoriye ait tüm değer zincirini yönetir. Her ikisi de satınalma faaliyetlerini tedarik pazarı çerçevesinde, hatta benzer adımlarla, yönetse de kategori yönetimi tedarik pazarı dışında tüketim ve satışa da odaklanır. 

5.     Satınalma’da Kategori Yönetiminin Faydaları 

Asıl hedefi her bir kategoriyi holistik, bütünsel bir bakış açısıyla yönetmek olarak Satınalma’da Kategori Yönetimi ürün ve satınalma döngüsünün tamamına hakimdir. En önemli faydaları ise; 

Maliyet: Bu yaklaşımla satınalma uzmanları zaman ve enerjilerini daha akıllıca kullanarak tekrar eden operasyonlara harcamazlar. Kategorinin satınalmasından tüketimine (kullanımına) kadar olan tüm döngüye hakim olunması sebebiyle sadece satınalma operasyonlarında değil, bütünsel bir maliyet avantajı sunarlar. 

P2P: Purchase to Pay yaklaşımı ile satınalma şirketin diğer fonksiyonları ile uyum içerisinde çalışır ve tedarikçilerin de bu yaklaşıma katılımı sağlanır. 

Risk Yönetimi: Satınalma’da kategori yönetimi yaklaşımı ile sadece satınalma veya tedarikçilere ait riskler değil, pazardan kaynaklanan riskler de ölçülür ve yönetilir. 

Harcamaların Konsolidasyonu: Kategori Satınalma ile şirketin gider kalemleri de konsolide edilerek nakit akışı düzenlenir.