Tedarik Zinciri içerisinde çok önemli bir rol oynayan Satınalma da kendi içinde farklı fonksiyonlara sahip. Bunlar arasında sonuca en çok etki ederken, ölçülmesi en zor olanı ise Pazarlık ve Müzekere diyebiliriz sanırım. Üstelik bu müzakereler sadece herhangi bir güncel sipariş üzerinden pazarlık etmek anlamına da gelmiyor. Tabii ki o da dahil, ancak satınalma süreçlerinde müzakere kavramı; 

-          Potansiyel bir tedarikçi ile tanışma, 

-          Var olan tedarikçilerle yeni projelere katılımları hakkında görüşmeleri, 

-          Yine var olan tedarikçilerle yaşanan sorunların düzeltilmesi amacıyla yapılan görüşmeleri, 

-          Kalite veya benzer sebeplerden kaynaklanan mali kayıpların telafisi için yapılan toplantıları 

da içeriyor. Kapsamı geniş, çerçeveleri net değil, ölçümü zor...  O zaman basitleştirelim ve öncesi, sonrası ve müzakere sırasında izlenmesi gereken adımlarıyla başarılı bir pazarlık ve müzakere yönetimi haritası çıkaralım. 

1.    Müzakere ve Pazarlık Öncesi

Herhangi bir müzakerenin sonucunu %50 oranında değiştirme gücü bulunan görüşme öncesi hazırlıklar hafife alınmayacak kadar önemli bir adım. Bunu da alt başlıklara bölerek inceleyelim: 

Hazırlık: Şirket adına yapılan bir müzakereye katılmadan önce dersinizi iyi çalışmalı ve kullandığınız her kelimenin olası sonuçlarını öngörmelisiniz. Satınalma müzakerelerinde görüşülen konular sıklıkla fiyat, maliyet, teslim süresi, ürün spesifikasyonlarıdır. Ancak sürekli çalışılan tedarikçilerle yapılan müzakerelerde sık sık daha önceki alımlara dair yaşanan sorunlar, varsa kayıplar da gündeme gelebilir. Dolayısıyla hem üzerinde görüşmek üzere toplantılan ürün veya projelerin maliyetleri, hem pazardaki diğer tedarikçilerin teklifleri için hazırlıklı olmak yetmez aynı zamanda tedarikçi ilişkisinin tarihine de hakim olmalısınız. 

Tedarikçi Hakkında Bilgi: Satınalma'da Tedarikçi Portföyü Optimizasyonu yazısında da bahsetmiştik. Pareto Kuralına göre bir şirketin satınalma hacminin %80’i, üreticilerin %20’si tarafından karşılanır. Dolayısıyla müzakere masasına oturacağınız tedarikçinin kim olduğu, şirketiniz için mali anlamda ne ifade ettiğini bilerek masaya oturmalısınız. 

Müzakere Yaklaşımı: Psikolojik etkenlerin devreye girdiği ve ilerleyen adımları da şekillendirecek olan kısım da müzakere yaklaşımıdır. Temelde aslında 2 farklı yaklaşım vardır. Kaybet – Kaybet veya Kazan – Kazan. Tedarikçinize fiyat veya indirim baskısıyla yaklaştığınız, sadece kendi hedefinize odaklandığınız ve görüşmeyi o yönde domine ettiğiniz her müzakere her iki taraf için de uzun vadede kayıpla sonuçlanacaktır. Kazan – Kazan yaklaşımı ise beklentileri ortaya koymak kadar karşı tarafı dinlemeyi, beklentilerini anlamayı ve her iki taraf için de kazançlı bir anlaşmayla masadan kalkmayı hedefler. Müzakereye gitmeden önce belirlemeniz ve üzerinde çalışıp planlamanız gereken de bu kısımdır. 

2.    Müzakere Sırasında

Dürüstlük: Bölf yapmak ya da tedarikçiyi manüple etmek belki masadan istediğinizi alarak kalkmanızı sağlayabilir. Ancak anlaşma kağıda dökülmeden de iptal edileceği sonuçlar doğurmaya müsaittir. Dolayısıyla her açıdan dürüstlük zor da olsa güvenilir bir kazançla müzakereyi sonuçlandırmanızı sağlar. 

Rekabete Vurgu: Aslında tedarikçilerin kendisi de rakiplerine en az sizin kadar hakimdir. Ancak sizin ne kadar hakim olduğunuzu bilmiyorlar. Dolayısıyla doğru zamanda doğru kelimelerle rekabete vurgu yaparak müzakereyi hak ettiğinizden daha azını almadan sonuçlandırabilirsiniz. 

Teşvik Etme: İster yeni bir proje veya ürün için fiyat pazarlığı, ister bir kalite sorunu yüzünden reklamasyon pazarlığı olsun. Müzakere sırasında şirketinizle çalışmanın uzun vadede tedarikçiye kazandıracaklarından bahsetmelisiniz. Bunlar tedarikçi tarafından zaten biliniyor olsa bile müzakere masasında hatırlatmanın karara etkisi vardır. 

Uzun Vadeli Düşünme: Tabii ki tedarikçiyi uzun vadeli kazançları için teşvik edereken siz de kendi şirketiniz adına bunu düşünmelisiniz. Hedefinizi odaklanmış bir halde tedarikçiye baskı yaparken karşı tarafın zarar göreceği bir anlaşma ile uzun vadede tedarikçiyi kaybetmemelisiniz. 

Zamanınızı Kullanın: Şirketlerin satış uzmanı profilleri, doğal olarak, ısrarcı olabilir. Müzakere masasında baskı altına girmeden, mantığınızı kullanarak karar vermeli, ortam buna uygun değilse ihtiyacınız olan zamanı kullanmalısınız. 

3.    Müzakere Sonrası 

Başarılı bir müzakere ve pazarlık masadan kalkınca bitiyor diye düşünebilirsiniz ama bitmiyor. Bu aşamada da izlenmesi gereken adımlar mevcut. 

Yazılı Anlaşma: Sözlü olarak yapılan müzakerelerde en sık rastlanan problem görüşmelerin hemen kayıt altına alınmamasından kaynaklanıyor. Hatta daha da özele inelim, bu problem en çok detaylarda yaşanıyor. Örneğin; herhangi bir ürün için yaptığınız fiyat pazarlığı toplantısında hem fiyat, hem teslim tarihi hem de üründe olması gereken spefisikasyonlardan bahsediyorsunuz. Toplantı sonrasında teyidleşilen detaylar hızlıca yazıya dökülmediğinde fiyat ve teslim tarihi sorun olmasa bile ürün detaylarında, görüşme sırasında konuşulan onlarca konunun karmaşasından dolayı, farklı görüşler ortaya çıkıyor. Dolayısıyla anlaşma ile ya da anlaşma olmadan biten tüm müzakerelerin hızla yazılı hale getirilmesinde fayda var. 

Anlaşmanın Takibi: Her iki taraf için de görüşmede verilen sözlerin tutulması ve takibi sonraki müzakerelerde güveni tazeleyeceği için gereklidir.