Daha kısa zamanda, daha az kaynak
tüketerek daha çok iş, satış veya kâr üretmek hepimizin hedefi. Öte yandan
çalışma şartları, müşteriler, çalışanlar veya ekip arkadaşları da bunu
zorlaştırmak için –tabii ki farkında olmayarak- elinden geleni yapıyor. Çoğumuz
da gün sonunda bitkin bir şekilde eve döndüğümüzde o gün için
planladıklarımızın yarısını bile yapamamış olduğumuzu fark ediyoruz. “Bir gün
30 saat olsa keşke” diyenlerin sayısını da yabana atmamak lazım. Aslında birkaç
temel prensibe bağlı kalarak daha verimli çalışmak mümkün ve göründüğü kadar da
zor değil. Bu yazıda da iş yerinde verimliliği arttırmak için
uygulayabileceğiniz bu basit prensiplerden bahsedelim.
1. Yapılacaklar Listesi Hazırlayın
Aslında bu herkesin bildiği, öyle
ya da böyle uyguladığı bir çalışma şekli. Ancak iş yerinde verimlilik
listesinin de olmazsa olmazlarından. Her biten gün, bir sonraki gün
yapacaklarınızın bir listesini yapmanız hem ertesi gün çalışmaya başlarken daha
hızlı konsantre olmanızı sağlar, hem planlı bir şekilde çalışmanıza olanak
verir, hem de verimliliğinizi ölçmenize yardımcı olur. Bazı işlerin doğası
gereği sürekli plansız, beklenmedik işler çıkabilir. Aniden bir müşterinin
telefon ederek hiç hesapta olmayan bir şey talep etmesi, çalışanlarınızdan
birinin beklemediğiniz bir sorusu gibi... Eğer işiniz gereği gün içinde sık sık
beklenmedik şeylerle ilgilenmeniz gerekiyorsa, yapılacaklar listenize bunun
için de bir madde ekleyebilirsiniz. Örneğin; “saat 11:00-11:30 arası ve
16:00-16:30 arası beklenmedik işler” gibi.
2. Birbirine Benzeyen İşleri Gruplayın
Yapılan işin doğası gereği gün
içerisinde birbirinden tamamen farklı görevler yerine getiriyoruz.
Örneklendirmek gerekirse; gelen mailleri cevaplamak, toplantı yapmak, rapor
yazmak veya okumak, analiz yapmak, internet üzerinden veya direkt satış
yapıyorsanız siparişlerle ilgilenmek, şirket dışında müşteri ve tedarikçi
ziyaretleri yapmak gibi pek çok farklı fonksiyon var. Bir toplantıya girip
ardından rapor hazırlıyor, hatta o raporu yarısında bırakıp bir siparişle
ilgileniyor, arada sırada da maillerinize bakıyorsanız verimli bir gün
geçiriyor olduğunuzu söylemek hayli zor. Bu işlerin herhangi birine ayırdığınız
sürede konsantre olabilmeniz bile bir mucize. Peki bunun yerine ne
yapabilirsiniz?
-
Müşteri veya tedarikçi ziyaretlerini haftanın
belirli günlerine arka arkaya koyabilir,
-
Sabah, öğle ve öğleden sonra saatlerini bir iş
grubu üzerinde çalışmaya ayırabilirsiniz. Örneğin sabahları toplantı ve
maillerle ilgilenmek, öğlen saatlerinde siparişler üzerinde çalışmak, öğleden
sonra ise analiz, rapor gibi yalnız çalışmanız gereken işlere konsantre olmak
gibi.
3. Toplantılar Zamanınızı Çalmasın
İletişimin iş hayatında ne kadar
önemliyse, ister çalışanlar arasında ister müşteri ve tedarikçilerle yapılan
toplantılar da sağlıklı bir iletişim için o kadar önemli. Sadece bazen,
kültürel altyapımız da sağolsun, toplantıları fazlaca uzatabiliyor, amacından
saptırabiliyor veya sonuçlanmadan sonlandırabiliyoruz. Sonuçta bize kalan boşa
geçmiş bir zaman dilimi. Daha verimli ve sonuç odaklı toplantılar için;
-
Toplantının amacı, süresi ve gündeminiz belli
olsun ve bunlara sadık kalın. Amaç veya gündem dışına çıkmak gerektiğinde
bunlar için başka bir toplantı organize etmelisiniz.
-
Herhangi bir toplantıya direkt gündemle başlamak
tabii ki mümkün değil. Katılımcılarla kısa bir sohbet edip ortamın havasını
rahatlatmak gerekecektir. Ancak bu sohbetler için bile ayrılması gereken
zamanınız, isterseniz 5 dakika isterseniz 15 dakika, önceden belli olsun ve
gereğinden fazla uzatmayın. Siz bu toplantıları dostluk ilişkilerini
güçlendirmek için değil, bir iş veya sonuç üretmek için yapıyorsunuz.
-
Katılımcılar sadece toplantı konusuyla ilgili
kişiler olmalı. Konuyla hiç ilgisi olmayanları davet etmeniz gereksiz kalabalık
yaratabileceği gibi, hem bu kişilerin de daha verimli geçirebilecekleri
zamanından çalmış oluyor hem de toplantı gündeminin dağılmasına zemin
hazırlamış oluyorsunuz.
-
Kişiden kişiye değişmekle beraber, genellikle
günün en verimli saatleri sabah saatleridir. Ekip arkadaşlarınızın veya çalışanlarınızın
bu en verimli saatlerini çalışmak yerine toplantıyla geçirmemeleri için
toplantıları mümkün olduğunca sabah saatlerine koymamalısınız. Sabah toplantısı
şartlardan dolayı kaçınılmaz ise, mümkün olduğunda kısa tutmalısınız.
4. Bilgiyi Paylaşın
Sebepleri çok çeşitli ancak zaman
zaman insanlar sahip oldukları bilgiyi kendilerine saklamayı tercih ederler.
Bunun iş yerinizin verimliliğine olan olumsuz etkisi ise; bir çalışanın veya
ekip arkadaşınızın herhangi bir işi yapabilmek için ihtiyacı olan bilgiyi
aramakla zaman kaybetmesi hatta sadece yeterli bilgisi olmadığı için o işi
yapamaması şeklinde görülür. Dolayısıyla iş yerinde bilgi paylaşımı, zamanı
verimli kullanabilmek adına son derece önemlidir. Bunu sağlayabilmek için
yapabilecekleriniz ise;
-
Standart, yapılışı her zaman aynı olan işler
için prosedürleriniz yazılı olmalı,
-
Müşterilerle direkt iletişimde olan
çalışanlarınızın ihtiyacı olan bilgiler net bir şekilde yazılmış, tanımlanmış
ve kolay ulaşılabilir bir yerde olmalı,
-
Hangi bilginin nerede bulunabileceği tanımlanmış
olmalı,
-
Çalışanlar arasında bilgi paylaşımını teşvik
etmelisiniz.
5. Pareto 80/20 Formülünü Her Alanda Uygulayın
Meşhur Pareto Presibine göre
herhangi bir konuda harcanan zamanın, yapılan yatırımın ve kaynakların %20’sini
tüketen bir konu, o alandaki verimliliğin, kârın veya satışın %80’inini
gerçekleştirir. Bunu şöyle düşünün; tüm müşterilerinizin arasındaki %20’lik bir
dilim, satışınızın yaklaşık %80’ini gerçekleştirdiğinizdir. Ya da;
çalışanlarınız arasında size maliyeti toplam maliyetin %20’sini oluşturan grup
işinizin yürümesi için gerekli çabanın %80’ini gerçekleştiriyordur. Kalanı
görmezden gelmenizi önermiyoruz tabii ki ancak sizin de konsantrasyonunuzu bu
%20’lik dilimin memnuniyetine yöneltmeniz gelirinizin, kârınızın veya
verimliliğinizin %80’ını oluşturan kısmında gelişim sağlayacaktır.