Genellemeler –adı üstünde- her durumda geçerli olmayabilir ancak iş dünyasında sık görülen bir algı var. Çoğunlukla organizasyonlarda satınalma algısı sadece “maliyet düşürme” ekseninde döner ve beklenti de maalesef bu kadardır. Satınalma departmanlarının stratejik bir önemi olduğu –ya da olabileceği- göz ardı edilir. Eğer ürünler zamanında teslim edilmiş ve fiyatı da olabilecek en düşük seviyedeyse “zaten olması gereken de buydu, demek ki her şey yolunda” bakış açısı da sık karşlılaşılan durumlardan biridir. Eğer sizin şirketinizde de durum üç aşağı beş yukarı bu şekildeyse orada bir satınalma kültürü olmadığını söyleyebiliriz. 

Ancak belirli bir satınalma kültürü yerleşmiş firmalarda yenilik, esneklik, daha büyük bir müşteri memnuniyeti ve daha yüksek kârlılık kendini gösterir. Öte yandan, bir satınalma kültürüne sahip bu tarz şirketler de sayıca çok diyemeyiz. 

Satınalma dizisinin bu yazısında da biraz satınalma kültüründen ve bu kültürün nasıl yerleştirilip organizasyona adapte edilebileceğinden bahsedelim. 

1.     Analiz

Satınalma kültürü yerleştirmeyi planladığınız şirkette hali hazırda bir satınalma süreçleri yönetimi yapılmıyorsa bir kültür oluşturmak zor ancak yerleşmiş bir süreç varsa daha da zor. Elbette ki var olan düzeni alıp yenisiyle değiştirdiğinizde herşey sorunsuz yürümeyecek, dirençle karşılaşacaksınız.  

Dolayısıyla yerleştirmeyi düşündüğünüz kültürü planlarken var olan düzeni de en ince ayrıntısına kadar öğrenmelisiniz. Hangi aktivitelerin gereksiz, hangilerinin hayati derecede önemli olduğu, kritik noktalardaki çalışanların bu kültüre nasıl uyum sağlayacağı, sağlayamayacaklarına inanıyorsanız onları nasıl ikna edebileceğiniz, yerleştirmek istediğiniz yeni kültürün getirileri ve bunları şirkette nasıl pazarlayacağınız süreç şekillendirmenin en önemli detaylarından. 

Ve tüm bu planlamalar yapılırken var olan süreç içerisinde yer alıp değişikliğe yavaş yavaş başlamalısınız. 

2.     Karar Verme Süreçlerini Değiştirme

Baştan belirtelim burada karar verme derken onay vermeden bahsetmiyoruz.

Geleneksel çalışma şeklinde herhangi bir departmanın değerleri, davranış modelleri ve çalışma şekli ile ilgili kararlar üst düzey yönetim veya patronlar tarafından verilir. Oysa ki değişen ve hızla daha da dinamikleşen iş hayatında artık bu kararı son kullanıcı, tüketici veya müşteriler veriyor. Dolayısıyla satınalma departmanının yapısından, fonksiyonundan operasyon yürütme şekline kadar belirleyici olan da müşterinin beklentileri. Bu sebeple yerleşen yeni kültürün müşteri beklentisi olduğu sadece sizin değil satınalma uzmanlarının da bir gerçeği olmalı. 

3.     Satınalma Kültürünü Şekillendirme 

Aslında satınalma kültürü sınırları tam olarak belirli olmayan bir kavram. Somut bir konu da değil. Ancak hedefi somutlaştırmanız mümkün. Herhangi bir şirkette yeni bir satınalma kültürü yerleştirmeye çalışırken bir vizyon belirlemeniz hem daha somut hedefler koymanıza hem de buna daha rahat ulaşmanıza yardımcı olacaktır. Bu vizyon ne olabilir derseniz, birkaç örnek verelim: 

-          Müşteri odaklılık

-          Büyüme

-          Rekabet Avantajı Elde Etme

ilk anda akla gelenlerden. Vizyonu belirlediğinizde hedefleriniz de netleşecek ve buna uygun satınalma kültürünü oluşturmaya başlayabileceksiniz. 

Vizyon belirlerken de kullanabileceğiniz pek çok kriter var ancak yazının ikinci maddesinde bahsettiğimiz karar verme süreçlerini değiştirme bu konuda destek olacak bir adım. 

4.     Pilot Uygulama

Satınalma departmanına yerleştirmeye çalıştığınız kültürü, eğer organizasyon yeterince genişse, satınalmanın alt birimlerinden birinde uygulamanız ve başarısı kanıtlandıktan sonra zaman içerisinde tüm departmana yaymanız önerilir. Üstelik bu uygulama sadece yeni kültürün şirket içi iletişimini kurmak için değil, aynı zamanda yaşanabilecek problemleri küçük ölçekte görmeniz, analiz ederek düzeltmeniz ve satınalma departmanının tamamına uygularken riski azaltmanız için de gereklidir. 

5.     Diğer Departmanların Katılımı

Ekip çalışması kavramının çalışanların çoğunluğu tarafından sevilmediği düşünülür. Aslında hiç de öyle değil. Eğer ekip çalışması bireylere rahatsızlık verecek durumlar yaratmıyorsa, emin olun herkes ekip çalışmasını sever. Burada da durum aynı. Eğer diğer departmanların çalışanları satınalmada ne olduğundan haberdar değilse, ortak projelerin güncel durumu, verilen siparişlerin yürütülüp yürütülmediği gibi detaylar –ki operasyonlar sorunsuz yürüyor olsa bile- onları sadece daha çok strese sokacaktır. 

Bu yüzden satınalma kültürü sadece bu departmana değil tüm şirkete yayılması ve benimsetilmesi gereken bir kavramdır.