Yurtdışı Satınalma: Kalite Kontrolde Nelere Dikkat Etmelisiniz?

Yazar: Isil Arikan ,
Temmuz 02, 2018
Yurtdışı Satınalma: Kalite Kontrolde Nelere Dikkat Etmelisiniz?


Yurtdışı satınalma ve kalite kontrol özelinde ilerleyen yazılarımıza kalite kontrol operasyonu açısından dikkat edilmesi gerekenlerle devam edelim. Ancak burada bahsettiğimiz; kalite kontrol sırasında dikkat edilmesi gerekenler değil. O inspectorlerin konusu. Ancak yurtdışından satınalma yapıldığında kalite kontrol operasyonunun nasıl şekillendireceği ve nasıl yönetileceği küçük ve orta ölçekli firmalarda bizzat patronun, daha büyük organizasyonlarda ise satınalma profesyonlerinin üzerinde düşünmesi gereken konulardan biri. Yurtdışı Satınalma: Kalite Kontrol Alternatifleriniz Neler? yazısında zaten bu operasyona yönelik birkaç farklı metoddan bahsetmiştik. Şimdi ise bu metodlar arasından işletmenize en uygun olanının seçimi ve yönetilmesine değinelim. İşte burada da devreye göz önünde bulundurmanız gereken 4 kriter giriyor. 

 

1.     Maliyet

Yurtdışı satınalmada farklı kalite kontrol yöntemlerinin her birinin kendine göre farklı maliyetleri var. Kalite kontrolü bizzat siz veya bir çalışanınız yaptığında o ülkeye seyahat masrafı, konaklama ve yeme içme masrafları mevcut iken, üçüncü parti firmalar veya inspectorlerle çalıştığınızda size kesilecek olan faturadan bahsedebiliriz. Tabii ki bunlar buzdağının görünen yüzü. Bir de görünmeyen masraflar var. Özensiz bir kalite kontrol sonucunda hatalı ürünler almak, bunları aldığınız ülkeye iade edememek, yerel üreticilerde tamir maliyetine hatta daha kötüsü ürünlerden hiç faydalanamamanın maliyetine katlanmak gibi. Bu kadar rekabetçi bir ortamda sanırız bunların hiçbiri katlanılabilir maliyetlerden değil.

Dolayısıyla var olan ve potansiyel maliyetler somut bir şekilde hesaplanmalı ve hangi yöntemi tercih edeceğinize bu şekilde karar vermelisiniz. 

 

2.     Zaman

Aslında kalite kontrol için harcanan zaman belirlidir. Siparişinizin büyüklüğüne göre birkaç saatle birkaç gün arasında değişir. Ancak zamanlama için aynı şeyi söyleyemeyiz. Eğer fazla tanımadığınız bir tedarikçi ile çalışıyorsanız ürünleriniz size verilen zamanda hazır olmayabilir, herhangi bir sebeple aniden ürünleri görmeniz gerekse hızlı bir şekilde seyahat edemeyebilirsiniz. Tabii bu her zaman yaşanacak bir sorun değil. Ancak kalite kontrol operasyonlarını yönetirken zaman ve zamanlama kavramları da yönetilmesi gereken detaylar arasında yer alıyor. Yurtdışı satınalmada kalite kontrol söz konusu olduğunda ise bu, kolay yönetilemeyen bir detay. 

 

3.     Güvenilirlik 

Aslında yurtdışı satınalmada kalite kontrol yazısının maliyet maddesinde özensiz bir kalite kontrolün doğurabileceği maliyet yükünden bahsettik. Bunun kaynağı ise çok değişken olabilir. 

Eğer bir üçüncü parti inspection firmasıyla veya freelancer ile çalışıyorsanız; ürünlere sizin kadar hakim olmadıkları için bazı hatalar gözden kaçabilir veya risk almayarak aşırı detaycı davranabilirler. Ki ikinci olasılıkta aslında problem olmayan problemleri çözmek için ciddi bir zaman ve efor harcayacaksınız. 

Kendi ekibinizden birini kalite kontrol için yönlendirdiğinizde ise elbette daha güvenilir bir kalite kontrol operasyonu yönetirsiniz ancak orada da riskler var. Örneğin orta ölçekli firmalar kalite kontrol elemanı istihdam etmediği için satınalmacısını –nasıl olsa ürün spesifikasyonlarına da hakim diyerek- kalite kontrol yapmaya gönderiyor ki büyük bir hata. Satınalma profesyonelleri işin doğası gereği tarafsız olmakta zorlanırlar. Uzun vadeli işbirliği düşündükleri tedarikçilere karşı daha tavizkâr, yaşanan problemlerden dolayı ceza vermek istedikleri tedarikçilere karşı daha katı olabilirler. Üstelik birkaç hafta veya birkaç ay sonra yeni bir sipariş için aynı tedarikçi ile pazarlık masasına oturacaklarını bilerek yapacakları inspection işleminin tarafsızlığı da tehdit altındadır. Dolayısıyla güvenilir bir kalite kontrol operasyonu için; 

-          Tarafsızlığından

-          Ürün spesifikasyonlarına hakimliğinden

-          Firmanızın kalite politikalarına hakimliğinden

emin olduğunuz yöntemlerle veya inspectorlerle çalışmalısınız. 

 

4.     Tekrar Kontrol Hakkını Saklı Tutmak

Sipariş hacmi ne olursa olsun siz müşterisiniz ve belirli kalite standartlarını sağlayan ürünleri satınalmak için anlaşma yaptınız. O halde bu anlaşmada “yükleme öncesi inspection yapılsa dahi, mallar alıcının deposuna sevk olduğunda alıcının tekrar bir kalite kontrol yapma hakkını saklı tutması” maddesi yer alabilir ve hatta almalıdır. Yurtdışı satınalma işlemlerinde, mallar deponuza geldiğinde bir kalite problemi görmeniz halinde elbette uygulayabileceğiniz cezai yaptırımlar sınırlı. Örneğin; tedarikçiniz uzun süredir çalıştığınız ve iyi ilişkiler kurduğunuz bir tedarikçi olsa bile ithalat masrafları ve resmi işlemler nedeniyle ürünleri iade etmeniz zor. İmkansız değil ama imkansıza yakınsar. Ancak yine de indirim alabilir, ödemeyi geciktirebilir, bir sonraki siparişlerden hatalı ürünlerin bedelini düşebilirsiniz. Kısacası; yurtdışı satınalma yaptığınızda yükleme öncesi kalite kontrol hiçbir zaman “son kontrol” sayılmaz.


Satınalma yazı dizisindeki diğer yazılarımızı da okumak isterseniz: 
Satınalma İçerisinde Operasyon Zamanı Yönetimi 
4 Adımda Satınalma'da Kalite Yönetimi
Satınalma'da Tedarikçi Portföyü Optimizasyonu  
Yeteri Kadar Objektif Misiniz?: Tedarikçi Değerlendirme Sistemleri  
7 Adımda Tedarikçi İlişkileri Yönetimi 
Daha Düşük Fiyata Almak Yeterli Mi? Daha Fazlası: Satınalma Performansını Arttırmak 
7 Adımda Stratejik Satınalma
6 Soruda E-Satınalma  
Satınalmacılar İçin 3 Adımda Başarılı Pazarlık ve Müzakere Yönetimi  
4 Soruda Satınalma'da Kategori Yönetimi  
3 Adımda Satınalma'da Risk Yönetimi  
Satınalma'da Gözden Kaçan Bir Detay: Kontrat Yönetimi  
Tüm Yönleriyle Satınalma Süreçleri Otomasyonu  
5 Adımda Satınalma Kültürü Oluşturma  
Satınalma'da Gözardı Edilen Bir Detay: RFQ (Fiyat Talebi) ve RFP (Teklif Talebi) Farkları  
Satınalma Yöneticileri İçin 6 Önemli KPI (Performans Kriteri)  
Yapay Zeka ve Machine Learning'in Satınalma'da Kullanımı  
Gizli Nakliye Masrafları ve Bunları Minimize Etme Yöntemleri 
4 Adımda Bozulan Tedarikçi İlişkilerini Düzeltme   
Yüksek Adette Satınalma Yapmanın 4 Faydası
Satınalma'da Kalite Kontrol Hakkında Her Şey  
Yurtdışı Satınalma: Kalite Kontrol Alternatifleriniz Neler?