Küçük, orta ya da büyük işletme olması fark etmeksizin satınalma fonksiyonunun şirket içi algısı zaman zaman negatif olabiliyor. Mümkün olduğunca basite indirgersek, kurumlara para harcatan bir departman olmasının bunda büyük etkisi var. Aynı zamanda “alırken kazanmak” ifadesinin de doğmasına sebep olan satınalmanın stratejik önemini de sanırız hiçbir profesyonel inkar edemez. 

Kalite, zamanlama, stratejik satınalma, risk yönetimi, müzakere gibi sayısız alt koluna teker teker değineceğimiz Satınalma yazı serisinin bu ilkinde satınalma operasyonlarında zamanlamanın önemi ve zaman kaybını minimuma indirmenin yollarından bahsedeceğiz. 

Zamanlamanın Önemi

Aslında satınalma çok geniş bir kavram. Perakende veya toptan olarak satılacak malların satınalmasından ofis malzemeleri ve demirbaş ürünlere kadar operasyonun amacı ve niteliği değişken olabiliyor. Ayrıca sadece ürün değil, servis ve hizmetlerin de satın alınmasını Satınalma Operasyonları kavramına dahil edebiliriz. Her durumda zamanlamada iki açıdan stratejik davranarak; erken satın alarak stok ve finansman maliyetini arttırmaktan, geç satın alarak satış ve zaman kaybına sebep olmaktan kaçınılmalıdır. 

-          Finansman Maliyeti ürün veya servisleri erken almanın en büyük zararlarından biri. Aylık vadeli mevduat faizlerinin %9 - %12 aralığında seyrettiği bir dönemde tedbirli olmak adına, ihtiyacınız olacağı zamandan sadece 1 ay bile erken sipariş verip teslimat yaptırmak ürün fiyatının %10’u oranında maliyetle karşılaşmanıza sebep olacaktır. 

Tabii bunda tedarikçi ile anlaşılan ödeme şeklinin de önemi var ancak orada da aynı hesabı tedarikçiniz de yapacağı için peşin fiyatla almanız ile 1 ay vadeli almanız arasında da %10 civarı fark doğacaktır. 

-          Geciken sevkiyatlardan kaynaklanan kayıplar ise madalyonun diğer yüzündeki risk. Eğer satın alacağınız ürün stokta da bulunmayan, size özel üretilmesi gereken ürünlerdense bu risk çok daha yüksek. Zira üretim süreçlerinde teknik veya kalite kaynaklı sorunlar yaşanabilir, lojistik problemleriyle karşı karşıya kalabilir, veya hiçbir sorun olmasa bile tedarikçinizin bir başka müşterisinin siparişlerinin araya alınmasıyla karşılaşabilirsiniz. 

Ve günün sonunda bu durum da, eğer satın aldığınız ürünü siz de satacaksanız satış kaybı, kullanacaksanız verimlilik kaybına neden olacaktır. 

Zaman Kaybını Minimuma İndirme Yolları

Şimdiye kadar bahsettiklerimizle aslında satınalma operasyonu süreçlerinde zaman yönetiminin maliyet yönetimi olduğunu söylemiş olduk. Bu durumda zaman kaybını minimize etmek, maliyetleri de optimize etmenize sebep olacaktır. Bunun için satınalma sürecini üç aşamaya bölerek strateji geliştirebilirsiniz. 

-          Bilgi

Her zaman söylendiği gibi “bilgi güçtür”. Satınalma operasyonları özelinde ise bilgi tedarikçilerin üretim kapasitesine, satın alacağınız ürünlerin (eğer stoklu çalışılan ürünler değilse) üretim süresi ve süreçlerine, üretim maliyetleri ve genel piyasa koşullarına hakim olmak anlamına geliyor. 

Sahip olduğunuz bilgi ile tam zamanında sipariş verip, üretim süreçlerini dışarıdan takip edebilir ve herhangi bir sorunda tedarikçinizle de iletişim kurarak çözüm üretebilirsiniz. 

-          Doğru zamanda sipariş

“Doğru zaman” kavramı sektörden sektöre, üründen ürüne ve kullanım amacına göre değişkenlik gösteriyor. Dolayısıyla bu yazıda herhangi bir satınalma operasyonu için doğru zaman şudur diyemeyiz. Ancak üretim süresine ve süreçlerine, tedarikçilerinizin kapasitesine hakim olduğunuz her satınalma operasyonunda siparişi doğru zamanda vererek tam zamanında yüklenmesini sağlayabilirsiniz. 

-          Lojistik operasyonları optimzasyonu