Satınalma’da Kalite Kontrol Hakkında Her Şey

Yazar: Isil Arikan ,
Haziran 26, 2018
Satınalma’da Kalite Kontrol Hakkında Her Şey



Kalite kontrol sadece üretimi yapan firmanın değil aynı zamanda aracılar ve alıcı kurumların da toplam kalite yönetiminin bir parçası. Ancak söze toplam kalite yönetimi diyerek başlamakla birlikte Satınalma’da Kalite Kontrol Hakkında Her Şey yazısında, doğal olarak, bu konuya satınalma penceresinden bakacağız. Gerek üretim sırasında veya sonunda inspection yapmak, gerek daha kontrollü bir sistemle hammaddelerin de kalite süreçlerine müdahil olmak olsun kalite kontrol tedarik zinciri içerisinde son derece önemli bir halka. Hatta diyebiliriz ki; tedarikçinin kullanacağı hammadde ve malzemelerin bile şirketinizin kalite standartlarına uygun ürün üretilmesini sağlayabiliyor olması da sizin sorumluluğunuzda. Ancak burada isterseniz sorumluluk alır bu operasyona dahil olursunuz, isterseniz üreticinize –başka bir deyişle satıcıya- güvenmeyi tercih edip sadece alacağınız son mamülü kontrol edersiniz. 

 

Satınalma’da Kalite Kontrol

O zaman satınalma’da kalite kontrol ne gibi alt sorumluluklar içeriyor ona bakalım isterseniz. 

-          Satın alınan ürünlerin spesifikasyonlarının net olarak tanımlanması,

-          Bu spesifikasyonların tedarikçilerle doğru zamanda, yani satınalma operasyonunun en başında paylaşılması,

-          Sipariş verilen ürünlerin adedine ve işletmeniz açısından önemine göre belirli periyodlarda üretimde kalite kontrol yapılması veya üçüncü partilere yaptırılması, 

-          Sevk edilmeden önce bitmiş ürünlerin kalite kontrolünün yapılması veya üçüncü partilere yaptırılması,

-          Kalite kontrol sonuçlarının tedarikçi ile paylaşılması ki bu kısımda kalite kontrolden başarılı bir şekilde geçen ürünlerin sonuçları dahi “gerek yok nasıl olsa problem yokmuş” denilmeyerek paylaşılmalı.

 

Satınalma’da Kalite Kontrol Çerçevesi 

Hemen her sektörde, hemen her türlü satınalma operasyonuna yönelik genel bir yazı olması sebebiyle Satınalma’da Kalite Kontrol yazısında spesifik olarak hangi ölçümlerin yapılması gerektiğini söyleyemeyiz belki ancak tüm sektörler ve operasyonların kalite kontrolünü şekillendiren temel kriterlerden bahsedebiliriz. Bu bağlamda alınan ürün her ne olursa olsun satınalmacıların kalite kontrolcülerle paylaşması gereken, kalite kontrol sırasında dikkat edilmesi gereken özellikler ve kriterler aşağıdaki gibidir.

 

Fiziksel Özellikler 

Satınalma departmanı alınan ürünlerin renk, materyal, doku, tuşe gibi fiziksel özelliklerine hakim olmalı ve bu özellikleri net verilerle kalite kontrol birimleri ile paylaşmalıdır. Örneğin; mavi renkli bir ürün alınıyorsa mavinin hangi tonu, ürünün hammadesi alüminyum ise bu alüminyumun inceliği gibi....

 

Kimyasal Özellikler 

Evet, bu kısım belki her sektörü ilgilendirmeyebilir ancak satınalmacılar aldıkları üründen beklenen kimyasal özelliklere de hakim olup bunu ilgililerle paylaşmalı. Kaldı ki ürün kimyasal bir ürün değilse bile eğer son tüketiciye ulaşan bir ürünse (örneğin oyuncaklar, hazır giyim ürünleri gibi) boya, kaplayıcı madde gibi materyaller içeriyorsa tütketici sağlığını tehdit eden kimyasallar da kalite kontrol süreçlerinin bir parçası olmalı.  

 

Boyutsal Özellikler 

Aslında basit bir konu gibi görünür. 12 x 17 cm ölçülerinde fotoğraf çerçevesi siparişi vermişken üreticinin size 13 x 20 cm boyutlarında ürün göndereceğini düşünmeyebilirsiniz. Nasıl olsa siparişi verirken ölçüleri belirttiniz. Ancak tedarikçinizde de insan çalışıyor ve bilgisayarın bir tuşuna yanlış basarak sizin istediğiniz boyutların tamamen dışında bir ürün üretmesi gayet mümkün. Dolayısıyla evet, Satınalma’da kalite kontrol sırasında bu bilgi de gerekli ve kalite kontrolcülerle paylaşılmalı. 

 

Performans Özellikleri 

Satınalmaya konu olan üründen beklenen bir de performans vardır. Bu bir hazır giyim ürünüyse kolayca tüylenmemesi, yıkama sonucu çekmemesi, bir oyuncaksa kolayca yırtılıp parçalanmaması, drone veya başka bir cihaz ise belirli süre batarya ömrüne sahip olması, buzdolabı ise içindeki ürünleri belirli sıcaklıklarda tutması gibi... Örnekleri sayfalarca sıralayabiliriz ancak konunun özünü anladınız. Dolayısıyla kalite kontrol kriterleri arasında üründen beklenen performans özelliklerini de –mümkün olduğunca rakamsal, net verilerle- belirtmelisiniz. 

 

Endüstriyel Standartlar 

Satınalma’da Kalite Kontrol Hakkında Her Şey yazısında son bahsedeceğimiz kriter ise yine sınırlı ürün gruplarını ilgilendiren endüstriyel standartlar. Bazı ürünlerde sektörü domine eden gruplar tarafından, veya bizzat devlet tarafından belirlenen standartlar vardır. Buna örnek olarak ilk akla gelen farklı ülkelerin farklı priz sistemlerine göre üretilen fişler veya medikal cihazlar verilebilir. Bu tarz tüm ürünler için belirlenen endüstriyel standartlar da satınalmacılar tarafından somut verilerle tanımlanıp kalite kontrolcülerle paylaşılmalıdır.

Satınalma İçerisinde Operasyon Zamanı Yönetimi 
4 Adımda Satınalma'da Kalite Yönetimi
Satınalma'da Tedarikçi Portföyü Optimizasyonu  
Yeteri Kadar Objektif Misiniz?: Tedarikçi Değerlendirme Sistemleri  
7 Adımda Tedarikçi İlişkileri Yönetimi 
Daha Düşük Fiyata Almak Yeterli Mi? Daha Fazlası: Satınalma Performansını Arttırmak 
7 Adımda Stratejik Satınalma
6 Soruda E-Satınalma  
Satınalmacılar İçin 3 Adımda Başarılı Pazarlık ve Müzakere Yönetimi  
4 Soruda Satınalma'da Kategori Yönetimi  
3 Adımda Satınalma'da Risk Yönetimi  
Satınalma'da Gözden Kaçan Bir Detay: Kontrat Yönetimi  
Tüm Yönleriyle Satınalma Süreçleri Otomasyonu  
5 Adımda Satınalma Kültürü Oluşturma  
Satınalma'da Gözardı Edilen Bir Detay: RFQ (Fiyat Talebi) ve RFP (Teklif Talebi) Farkları  
Satınalma Yöneticileri İçin 6 Önemli KPI (Performans Kriteri)  
Yapay Zeka ve Machine Learning'in Satınalma'da Kullanımı  
Gizli Nakliye Masrafları ve Bunları Minimize Etme Yöntemleri
4 Adımda Bozulan Tedarikçi İlişkilerini Düzeltme   
Yüksek Adette Satınalma Yapmanın 4 Faydası