POS Sistemlerinin yazılım ve donanım olarak iki ayrı sistemden meydana geldiğinden POS Sistem Satın alma Rehberi I: Nedir ve Neden Almalısınız? yazısında bahsetmiştik. Sistemin yapabileceklerini belirleyen programları içeren bir veya birkaç bilgisayardan oluşan yazılım ile el terminalleri, varsa barkod okuyucu gibi cihazları içeren donanım ayrı ayrı satın alınabileceği gibi paket olarak tek seferde tedarik de edilebilir. Sistemi bir bütün halinde satın almanız durumunda satıcı firma tüm sisteme dair sorumluluk alacaktır ancak yine de yazılım ve donanımı ayrı ayrı satın almak isteyenler için POS Sistem Satın Alma Rehberi yazı dizisinde bir yazıyı da bu konuda bilgi vermeye ayırmak istedik.

POS Sistem Yazılımları

Aslında POS Sistem Yazılımları tüm operasyonun merkezi diyebiliriz çünkü bu yazılımlar sisteminizle neyi yapıp yapamayacağınızı ve bunları nasıl yapabileceğinizi belirliyor. Dolayısıyla POS Sistemi satın alırken yazılım özellikle dikkat edilmesi gereken bir kriter. Bazı standart uygulamalar hemen her POS Sisteminde yer alsa da pek çok ekstra özellik de mevcut ve size düşen işletmenizin hizmet verdiği alana, büyüklüğüne ve beklentilerinize göre en gerekli özellikleri aramak. 

POS Sistem yazılımlarının standart olarak sunduğu özellikleri; 

-          Perakende sektöründe ürün ve fiyat bilgileri, stok seviyesi, iade operasyonları, ödemeler, kampanya ve indirimler, satış raporları

-          Hizmet sektöründe ise sipariş oluşturma, standart ürünler üzerinde değişiklik yapabilme, sipariş takibi, bekleme listesi oluşturma, malzeme stokları, satış raporları

şeklinde sıralayabiliriz. Bunlar dışında arayabileceğiniz yazılım uygulamalarını biraz daha detaylı anlatalım isterseniz.

Otomatik Satın Alma: Stok takibi hemen her POS Sistemi tarafından yapılır ancak otomatik satın alma uygulamasına sahip olan yazılımlar ile stoğu azalan ürünler veya hammedelerin siparişleri oluşturularak satın alma birimine otomatik olarak iletilebilir. Bu şekilde herhangi bir ürün veya malzemenin azaldığını gözden kaçırmak gibi sorunlar yaşamazsınız. 

Müşteri İlişkileri Yönetimi: Sadakat programları, sürekli müşteriler için indirimler veya promosyonlar, rezervasyonlar... Satın almayı düşündüğünüz POS Sistemi yazılımında müşteri ilişkileri yönetimi ile ilgili uygulamaların olması size bu alanda da kolaylık ve verimli bir yönetim sağlar.  

Çalışan Takibi: Her bir çalışanınıza vereceğiniz kullanıcı adı ve şifre ile günlük, haftalık, aylık performanslarını değerlendirebilir, başarılı çalışanlarınızı ödüllendirebilirsiniz. 

Internet Veri Bağlantısı: Bu özelliğe sahip bir yazılım ile işletmenizde fiziksel olarak bulunmasanız bile, herhangi bir yerden POS Sistemine bağlanarak anlık bilgi ve rapor alabilirsiniz. Bu özellik birden fazla şubesi bulunan işletmeler için hemen hemen bir şart. 

Çok Fonksiyonlu Yönetim: Bu da birden fazla şubesi bulunan işletmelerin tercih edebileceği bir özellik diyebiliriz. Çok fonksiyonlu yönetim ile bazı uygulamaları tüm şubelerinizde aynı standartta ve aynı fiyatla sunarken, seçeceğiniz bazı uygulamaları (veya ürünleri) farklı standartlarda veya fiyatlarla sunabilirsiniz.

Aslında POS Sistem yazılımlarının ne kadar çok özelliği varsa kullanımı da bir o kadar zorlaşıyor ve maliyeti artıyor. Dolayısıyla sizin için en uygun POS Sistemini seçerken yazılımdan beklediğiniz özelliklerin ve ihtiyaç duymadıklarınızın net bir şekilde bilincinde olmalısınız. 

POS Sistem Donanımları

Aslında yazılım ile kıyaslandığında daha basit ancak yine de POS Sistem Satın Alma Rehberi yazısında mutlaka bahsetmemiz gereken bir konu; donanım. Temelde POS Sistem Donanımları bir kasa, fiş yazıcısı, ekran, kredi kartı POS cihazı ve el terminallerinden oluşur. Bunlara ek olarak işletmenizin ihtiyaçları doğrultusunda; dokunmatik terminaller, klavye, barkod okuyucu ve parmak izi okuyucu (büyük işletmelerde, POS Sistem kullanıcılarının sistemi kullanabilmeleri için) da satın alabilirsiniz. 

Yazılım ve Donanım Uyumluluğu ile Dikkat Edilmesi Gereken Diğer Kriterler

Eğer işletmenize POS Sistemi kurarken yazılım ve donanımı ayrı ayrı almayı planlıyorsanız birbirine uyumluluğuna da dikkat etmelisiniz.

-          Çoğu POS Sistemleri herhangi bir bilgisayarla çalışabileceği gibi bazıları sadece tescilli donanım cihazlarıyla çalışmaya izin verir. Dolayısıyla satın almadan önce nasıl bir sistem istediğinize karar vermelisiniz. Her türlü donanım cihazıyla uyumlu yazılımlar daha esnek iken sadece tescilli cihazlarla çalışmaya izin veren yazılımlar ise daha verimlidir. 

-          POS Sistemleri için satın aldığınız bilgisayarları internet veya diğer işlemler için kullanmamalısınız. Ayrıca bir yedekleme planı yaparak POS Sisteminin periyodik olarak bilgileri ve raporları yedeklemesini sağlamalısınız.